Des économies pour votre entreprise grâce à la gestion documentaire.

Les chefs d’entreprise ont parfois du mal à comprendre ce qui se cache derrière le terme de gestion documentaire. C’est pourtant un sujet important dans la vie de toute société.

La gestion documentaire: un sujet qui touche toutes les entreprises.

Votre entreprise possède de nombreux documents: factures, devis, fichiers internes tels que les présentation, les tableurs, etc. Ces derniers sont stockés sous forme physique, numérique et parfois même les deux.

Grâce aux nouvelles technologies, l’information est accessible facilement et cela à tendance à entraîner une multiplication des documents sous toutes leurs formes. Résultat? Retrouver vos document devient une tâche bien plus chronophage qui peut créer de la frustration et une perte nette de productivité. 

Il existe par conséquent aujourd’hui un besoin accru des entreprises pour des systèmes de gestion documentaire performants.

 

Qu’est ce que la gestion documentaire?

La gestion documentaire est l’organisation de l’ensemble des flux de documents de votre entreprise et de leur conservation. 

Elle répond à différents besoins:

  • L’accès rapide et facile à vos documents et à vos archives.
  • Le respect des normes (ISO, NF).
  • Le respect du RGPD: Règlement Général sur la Protection des Données.
  • La maîtrise de vos emplacements de stockage (physiques et numériques).

 

Faites des économies grâce à une entreprise de gestion documentaire.

Faire appel à une entreprise spécialisée en gestion documentaire vous permet à la fois de réaliser des économies mais également de vous permettre de suivre les législations en vigueur. A l’image de l’entreprise de gestion documentaire UndossierUneplace, il existe aujourd’hui de nombreuses sociétés de service spécialisées dans la gestion documentaire.

Voici les trois principaux avantages dont vous pourrez bénéficier en tant que chef d’entreprise en faisant appel à une entreprise de gestion documentaire.

Gain de temps

En premier lieu, une meilleure organisation de vos documents représente un gain de temps non négligeable, et comme le dit l’adage: le temps c’est de l’argent ! On ne compte plus les heures perdues dans les entreprises à rechercher des documents égarés/mal classés. Qui n’a jamais pesté après avoir perdu plusieurs heures à chercher un document dans les archives car il était rangé dans le mauvais dossier et/ou sous le mauvais nom?

Gain en sérénité

Autre point bénéfique d’une gestion documentaire optimale: la sérénité. Le respect des normes et du RGPD apportent elles aussi une tranquillité d’esprit à ne pas négliger. Saviez vous par exemple que le non respect de la loi sur la conservation des données peut conduire à une pénalité en pourcentage de votre chiffre d’affaire pouvant aller jusqu’à 4%? Mieux vaut ne pas avoir cette épée de Damoclès au dessus de la tête !

Gain en espace

Qu’il soit physique ou numérique, le stockage a un coût ! Une bonne partie de ce coût est proportionnel à la quantité d’informations et de documents à stocker et par conséquent, le fait de limiter le nombre de documents grâce à une gestion documentaire de qualité vous fera réaliser des économies.

 

Investir dans une meilleure gestion documentaire peut donc devenir une source de rentabilité.

Bien que souvent vu comme un centre de coûts par les entreprises, une bonne organisation de la gestion de vos documents s’avère souvent être un pari gagnant et une source d’économies à plus ou moins court terme. Numérisation, organisation d’archives physiques, gestion électronique de documents (GED)… Il y en a pour tous les goûts et toutes les bourses ! Il existe de nombreuses entreprises de gestion documentaire sur le marché et il y a fort à parier que l’une d’entre elles au moins sera à même de répondre à vos besoins.

Mylène Malandre
Salut les amis, je suis Mylène et je suis collaboratrice sur Exaronews depuis ses débuts. Je suis fonctionnaire d'ans l'administration fiscale mais j'ai une véritable passion pour l'écriture et les débats contemporains.

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