Avec la machine de mise sous pli les entreprises n’ont plus besoin de passer par le routage professionnel en externe. En effet, elles peuvent traiter l’ensemble de leur courrier en interne pour gagner en confidentialité et en autonomie.
La mise sous enveloppe automatisée est minimum 10 fois plus rapide qu’une intervention manuelle. Son fonctionnement est simple et peut être résumé en quatre mots : plier, insérer, fermer, coller. Le système se charge de cette opération en deux phases :
- un pliage automatique des documents à envoyer: il existe de nombreuses options pour obtenir le pliage souhaité. Ainsi la fonction plieuse vous permettra de choisir parmi toute une variété de pliages, formats papier, grammages, assemblages, etc. Un bac d’alimentation contient les feuilles à plier.
- une mise sous enveloppe automatique de votre courrier mécanisable allant de l’insertion des documents pliés à la fermeture du pli qui consiste à un collage par pincement pour le sceller. Un bac de réception recueille les lettres fermées.
Nous allons vous expliquer dans cet article comment choisir une machine en fonction de vos besoins, l’installer et l’utiliser.
Quels sont les avantages d’une machine de mise sous pli ?
Utiliser cette solution présente un avantage considérable pour les entreprises souhaitant optimiser leur gestion administrative et améliorer leur productivité globale.
Les bénéfices sont nombreux pour le traitement du courrier, tant en termes d’efficacité que d’économie d’argent, parmi lesquels on retrouve :
- Un traitement rapide et automatisé des courriers
- Une économie sur les coûts liés à la main-d’œuvre
- Une amélioration de l’efficacité des processus internes
- Une facilité d’intégration dans les flux de travail existants
- Un gain de temps qui permet de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée
L’utilisation
En fonction de votre appareil et des fonctionnalités dont il dispose, l’utilisation est plus ou moins compliquée. Cependant, il y a un schéma d’utilisation commun.
- Installer la machine de mise sous pli. Vous pouvez faire appel au service technique du concessionnaire ou le faire vous même. A l’aide du logiciel fourni, il faut paramétrer l’appareil.
- Pour commencer la mise sous enveloppe, il faut entrer dans la machine la taille du document, le type de papier utilisé, le nombre de plis et le type de pliage.
- Si la plieuse permets aussi une mise sous enveloppe, il faut alors entrer le type et la taille de celle-ci.
- Les nouveaux modèles possèdent tous une mise en mémoire des tâches. Si vous avez l’habitude d’utiliser une mise sous pli particulière, n’hésitez pas à la mettre en favori afin de ne pas avoir à recommencer le paramétrage.
Ce matériel est souvent couplé à une machine à affranchir, qui permet d’automatiser l’affranchissement de lettres. Vous serez ainsi totalement autonome pour la production de votre courrier. Vous profiterez aussi des tarifs postaux pour un envoi en nombre (dégressifs) et ceux réservés aux entreprises sous contrat avec la Poste (tarifs professionnels inférieurs aux tarifs publics).
Le marketing postal est un moyen efficace de recruter ou de fidéliser ses clients. Vous pouvez envoyer massivement vos prospectus ou toute information commerciale. Nous vous conseillons de lire cette étude très complète sur l’activité du routage postal et toutes ses modalités (courrier industriel, routage de presse, marketing direct…) : https://www.arcep.fr/uploads/tx_gspublication/etude-routage-postal-basic-2010-290711.pdf
L’utilisation peut également concerner vos envois de factures, bulletins de paie ou tout autre courrier de gestion.
L’installation
L’installation de cet équipement de bureau peut être réalisée de deux manières :
- Le service technique du concessionnaire de votre machine peut se charger de la mise en oeuvre. Cela peut entraîner un coût supplémentaire mais qui peut être négocié à l’achat.
- Vous pouvez aussi vous en charger. Ce n’est pas très difficile et les manuels sont bien faits. Si vous n’y parvenez pas, vous pouvez très bien demander une assistance téléphonique.
Il y a plusieurs modes d’installation, en fonction de la machine de mise sous pli choisie.
Les plus petites s’installent très facilement, la plupart du temps un kit d’installation est livré avec le dispositif.
La mise en place des machines de mise sous pli à plus grande capacité est légèrement plus difficile. L’intervention d’un professionnel est souvent nécessaire.
Les concessionnaires proposent souvent une formation afin de se familiariser avec l’équipement. En effet, autant la mise sous pli de base est facile à programmer, autant certains pliages demandent d’entrer dans les paramètres avancés de la machine. Pas d’inquiétudes, les interfaces sont conviviales, l’écran tactile et l’assistant logiciel assurent une ergonomie optimale pour la configuration.
Choisir son type de machine
Il existe une gamme complète adaptée aux besoins de chaque type d’entreprise.
Evidemment, le premier critère sera la capacité de traitement (exprimée en nombre de plis par heure), vous la choisirez en fonction de votre flux de courrier. Pour faciliter votre sélection, la liste des références disponibles sur le marché en 2025 et leur capacité respective figure sur ce tableau comparatif: https://tarifs-postaux.fr/machine-de-mise-sous-pli.htm#comparatif
Les marques les plus connues : Pitney Bowes, Quadient (anciennement Neopost), Doc’up, Francotyp ou RBS sont les principaux fournisseurs.
Maintenant, il s’agit de déterminer les modèles de pliages dont vous avez besoin car certains ne sont pas dans la base de données du dispositif. Cependant, les machines de mise sous enveloppe possèdent les modèles de pliages les plus utilisés.
Location ou achat ?
En fonction de votre volume de courrier à traiter vous pouvez opter pour la location ou pour l’achat. Pour bon nombre d’entreprise le choix de la location est l’option la plus économique. En effet, en s’organisant pour traiter l’ensemble du courrier en une fois, louer devient très intéressant.
Elle s’adresse à tous. En effet, peu importe le volume de courrier à traiter, il existe une formule de location de machine mise sous pli adaptée.
Que ce soit à titre ponctuel ou pour une durée prolongée, les offres sur mesure sont là pour satisfaire vos besoins : un mailing de dernière minute, une offre promotionnelle, des fiches de paies confidentielles, etc.
Les tarifs de location peuvent varier de 80 à 2500 €/mois (entretien, maintenance et dépannage de la machine inclus).
Si vous envisagez une utilisation régulière, voire quotidienne, investir dans un achat s’avère être la meilleure solution. Si vous avez la possibilité de réaliser cet investissement, le prix de l’entrée de gamme se situe aux environs de 1000 €, les modèles les plus performants peuvent monter jusqu’à 25.000€ pour les hauts volumes voire 100.000 € pour un usage industriel.
Acheter d’occasion est également une pratique courante à sélectionner si votre budget est limité.