Le contrôle de gestion est une discipline hautement stratégique pour les entreprises.
En effet, est est largement utilisée par les directions pour s’assurer que les ressources dont elles disposent (matérielles, financières, humaines, etc.) sont correctement utilisées pour atteindre les objectifs de l’organisation.
Les contrôleurs de gestion travaillant au quotidien avec d’importants volumes de données, il leur est donc nécessaire de posséder des outils performants capables de les assister dans leur quotidien. Mais quels sont les avantages d’un logiciel de contrôle de gestion et comment bien le choisir ? Réponses dans cet article.
Qu’est-ce qu’un logiciel de contrôle de gestion ?
Concrètement, il n’existe pas un seul logiciel de contrôle de gestion, mais plusieurs.
Quatre grandes familles d’outils que voici sont à distinguer :
- Les logiciels prévisionnels, qui servent à planifier un projet à venir ou à réaliser des estimations par exemple.
- Les logiciels de collecte, largement utilisés pour la récolte puis l’agrégation et la consolidation de différentes données.
- Les logiciels de pilotage dont se sert le contrôleur de gestion pour suivre différents indicateurs de performance et prendre des décisions stratégiques.
- Les logiciels de reporting, permettant de construire des tableaux de bord visuels destinés à la hiérarchie et parfois utilisés à des fins de communication. Ces supports sont des documents de synthèse généralement agrémentés de recommandations.
Quels sont les bénéfices offerts par ces logiciels ?
Nous l’avons vu, les contrôleurs de gestion ont aujourd’hui accès à un large éventail d’outils pour faciliter leur quotidien. Voici les principaux avantages conférés par ces logiciels :
- Gestion de projet facilitée grâce à l’emploi de calendriers prévisionnels
- Collecte d’informations plus rapide et consolidation des données Excel permettant de réduire drastiquement les risques d’erreurs, notamment à l’aide de contrôles de cohérence avancés.
- Sécurisation des processus budgétaires et des flux de données financières en passant à un environnement de travail mieux protégé.
- Automatisation de tâches indispensables mais chronophages et répétitives.
- Pilotage des performances facilité et suivi des évolutions au fil de l’eau permettant de prendre rapidement des mesures correctives en cas de besoin.
- Élimination de la gestion à vue grâce à un rapprochement avec la comptabilité analytique
- Rapports de synthèse plus compréhensibles et préconisations de meilleure qualité grâce aux bénéfices vus en amont.
5 critères pour bien choisir votre outil de contrôle de gestion
1/ Définir des besoins précis
Commencez par produire un cahier des charges complet qui servira de fil directeur à la suite de votre réflexion. Tous les enjeux que vous identifiez seront ensuite traduits en besoins fonctionnels auxquels pourront venir répondre différents outils.
Le principal est de bien cadrer vos problématiques pour éviter l’acquisition d’un logiciel inadapté, voire carrément obsolète.
2/ Récolter des informations sur les prestataires ayant retenu votre attention
Le choix d’un outil informatique est aussi le choix d’un partenaire de confiance.
Prenez le temps de vous renseigner sur les entreprises dans votre “short list” :
- Santé financière
- Ancienneté et degré d’innovation dans les solutions proposées
- Références et avis (Internet, presse papier, bouche-à-oreille, etc.)
- Fréquence des mises à jour de l’outil
- Possibilité d’obtenir une démonstration ou de bénéficier d’un essai gratuit
- Qualité de l’accompagnement proposé
Cette recherche permet d’effectuer un second tri et d’écarter les prestataires ne cochant pas suffisamment de cases ou dans une situation financière instable.
3/ Maîtriser les coûts d’acquisition
Au-delà de l’enveloppe budgétaire à votre disposition, consultez les tarifs des éditeurs / intégrateurs en prêtant attention aux fonctionnalités incluses. En effet, inutile de vous faire facturer des fonctionnalités dont vous n’avez pas besoin. Cela dit, restez prudents face aux offres low cost, qui ont tendance à être assez peu fournies.
4/ Accorder de l’importance à l’expérience utilisateur
Privilégiez les logiciels dotés d’une interface claire et accessible : vos collaborateurs et vous-même aurez ainsi plus de facilités à prendre en main votre nouvel outil et deviendrez vite rodés à son fonctionnement.
Les formations (généralement proposées par l’intégrateur) sont un excellent moyen de vous familiariser avec le fonctionnement de la solution et ainsi réduire au maximum la durée de la période d’adaptation. Faites un POC (proof of concept) pour vérifier l’adéquation de la solution à votre environnement.
5/ Mesurer le potentiel d’adaptabilité des logiciels
Réfléchissez aux enjeux à moyen ou long terme auxquels vous pourriez être confrontés : nouvelles embauches, internationalisation, nouvelle réglementation, etc. L’outil que vous allez choisir doit être suffisamment adaptables pour répondre à des problématiques encore inexistantes.
