L’une des principales étapes dans la création d’entreprises est la domiciliation. C’est une procédure obligatoire strictement encadrée pendant l’immatriculation de l’entreprise. C’est le fait de donner à la société fraîchement créée une adresse administrative. Cette adresse est choisie librement : au domicile personnel du dirigeant, dans une société de domiciliation, dans une pépinière d’entreprise ou encore dans un local acheté ou loué. Pour la domiciliation d’une entreprise, voici le guide.
La domiciliation de l’entreprise
L’adresse du siège social ou physique de l’entreprise est l’adresse de référence pour toutes les procédures administratives, juridiques et fiscales. Elle est présente sur tous les documents administratifs émis et employés par l’entreprise tout au long de son activité : factures, devis, statuts, en-tête de courriers, avoirs, déclarations d’impôts, contrats officiels, plaquettes commerciales… À préciser que l’immatriculation ne peut se faire sans son adresse du siège social. Une fois la domiciliation d’entreprise faite, cette dernière se trouvera sur le K-bis. En guise d’information, la domiciliation d’entreprise n’est pas obligatoirement le lieu d’exercice de l’activité professionnelle. Le plus important est de trouver un lieu où l’on est sûr de recevoir les courriers de l’entreprise.
Les différentes options pour domicilier une entreprise
Pour domicilier une entreprise, divers choix existent, certains sont gratuits alors que d’autres sont payants. On choisit également l’adresse du siège social suivant le projet, l’activité, les besoins de l’entreprise, le développement escompté…
- Au domicile personnel: La première solution pour la domiciliation d’une entreprise est d’opter pour le domicile personnel de l’entrepreneur, ce qui est parfaitement autorisé par la loi. On gère donc l’activité depuis le domicile privé. L’atout de cette solution est qu’elle est gratuite. Si on est locataire, avant même l’immatriculation de la société, il faut annoncer au bailleur que l’on va domicilier cette dernière dans le logement.
- Au domicile du représentant légal de la société : L’autre option de domiciliation est de choisir comme adresse du siège social de l’entreprise celle du représentant légal. C’est possible si c’est autorisé dans son contrat de bail. Cependant, c’est limité, 5 ans seulement suite à l’immatriculation. Mais à l’inverse de la première solution, c’est payant, en moyenne entre 35 et 300 euros par mois.
- Une société de domiciliation : À part les deux premières solutions, il y a également les sociétés de domiciliation. Certes, c’est payant, mais c’est moins cher, de 15 euros jusqu’à 150 euros dans les grandes villes. L’entreprise est liée avec le domiciliateur par un contrat qui est indispensable pour les procédures à faire auprès du Greffe du Tribunal de Commerce. Toutefois, la société de domiciliation choisie doit être agréée par la préfecture et posséder un numéro d’agrément. Cependant, cette option n’est pas autorisée pour les professions libérales (avocat, infirmier, médecin…).
- Le local d’une autre entreprise: L’autre possibilité pour la domiciliation de l’entreprise est de la faire dans le local d’une autre entreprise. Il peut s’agir de la société d’un proche ou d’un partenaire d’affaires.
- La pépinière d’entreprises : On peut encore domicilier l’entreprise dans une pépinière d’entreprises ou un espace de coworking. Plusieurs entreprises y sont présentes. Cette solution présente des avantages, car on peut profiter de divers outils de travail et être conseillé par d’autres entrepreneurs. Néanmoins, le loyer mensuel est entre 200 et 400 euros.
- Le local professionnel loué ou acheté : C’est l’autre possibilité pour la domiciliation d’entreprise. Si on est locataire du local, il faut que le contrat de bail l’autorise. Pour domicilier l’entreprise dans ce local, on doit débourser 1.000 euros au moins. Par contre, si on est propriétaire du local professionnel, on doit signer un contrat avec l’entreprise.
Le changement de domiciliation d’entreprise
Lors de l’exercice de son activité, une entreprise peut être amenée à changer sa domiciliation à cause d’un changement de local ou d’un déménagement. À cette occasion, différentes démarches sont à effectuer suivant la forme juridique de la société. Il faut déclarer le changement d’adresse à l’administration. La demande peut être faite par courrier postal ou en ligne. Différents documents sont exigés lors de la procédure. Pour une entreprise individuelle, les formalités sont à faire auprès du CFE (Centre de Formalités des Entreprises). Pour une société, on parle de transfert de siège social. Le changement d’adresse sera ensuite déclaré au Greffe du Tribunal de Commerce dont dépend le nouveau siège social. En guise d’information, tout ce que l’on a dit concerne seulement le changement de domiciliation d’entreprise en France, cela ne touche pas le transfert de siège social à l’étranger ou de l’étranger vers la France.