Pour toutes les entreprises, les documents sont indispensables, mais malheureusement, leur gestion est assez compliquée. C’est une tâche difficile empêchant souvent les employés de se focaliser entièrement sur leur activité principale. Afin de simplifier le travail, il y a désormais un outil adapté qui est le logiciel GED (Gestion Électronique des Documents). Vous allez tout savoir sur le sujet tout de suite.
C’est quoi le logiciel GED ?
Le logiciel GED est un outil de gestion des documents permettant de les numériser, de les indexer, de les classer, de les stocker, de les archiver et de les diffuser. Il a recours à un système informatique afin de permettre le stockage électronique des documents, l’archivage numérique, le suivi documentaire et la gestion de contenus. Ce logiciel traite aussi les documents scannés ainsi que les documents en papier numérisés. Il prend en charge tous types de fichiers (factures, bulletins de paie, chèques, contrats de travail, documents administratifs…) sous différents formats (vidéos, images, mails, Google Doc, PDF…). Grâce à ce logiciel, notamment à l’outil intelligent d’indexation, on peut consulter tous les fichiers et faire des modifications. On trouve différents types de logiciels GED ainsi, il faut bien choisir. Parmi les fonctionnalités de base, il y a la création et la numérisation des fichiers, la modification et le classement des documents, l’archivage des données, le partage des fichiers, ainsi que le contrôle d’accès aux documents. L’entreprise peut également prendre un logiciel doté de caractéristiques plus avancées (dispositif d’automatisation, élaboration de workflows, signature électronique…). Mais le choix dépend du nombre d’utilisateurs, du secteur d’activité, des besoins réels et du volume de documents à traiter tous les mois. N’hésitez pas à obtenir des avis d’entreprises dans le même secteur d’activité afin de tomber sur le logiciel GED adapté. Lisez-les attentivement, et comparez.
L’intérêt d’utiliser le logiciel GED
Avec la dématérialisation et le numérique en ce moment, le logiciel GED est désormais incontournable pour les entreprises. De plus, il présente de multiples avantages à ne citer que son efficacité due au gain de temps considérable. Tout est centralisé, ça simplifie grandement le travail au quotidien. Tous les fichiers sont accessibles facilement et rapidement. Il permet aussi de gagner en espace de stockage, car cet outil réduit grandement l’espace afin d’aligner les classeurs ainsi que les cartons d’archive. Ainsi, il est possible de transformer le local d’archivage en bureau, en cafétéria ou en salle de repos. Mais encore, ce logiciel avec interface intuitive permet de baisser les coûts en rapport avec le traitement des documents physiques. Précisons également que la dématérialisation des documents avec le logiciel GED contribue au renforcement de leur sécurisation. Il y a un meilleur contrôle sur les droits d’accès, surtout concernant les documents sensibles. L’entreprise peut même protéger ces derniers dans un coffre-fort numérique. N’oublions pas de préciser que ce logiciel est aisément paramétrable, on peut limiter l’accès à certaines personnes seulement. Aussi, cet outil pour numériser les documents en version papier garde les dates et l’identité des personnes ayant consulté les documents. Cette traçabilité est importante. De plus, en cas d’anomalie, on reçoit des messages d’alerte.
